5 entscheidende Fragen vor der Einführung von Microsoft 365

In Unternehmen aller Größen ist Microsoft 365 heute in aller Munde. Doch zwischen dem ersten Interesse und der erfolgreichen Implementierung liegen oft entscheidende Weichenstellungen, die über Erfolg oder Misserfolg bestimmen. Wer sich vorab die richtigen Fragen stellt, kann böse Überraschungen vermeiden und das volle Potenzial von Microsoft 365 Consulting ausschöpfen. Eine strategische Herangehensweise ist der Schlüssel für nachhaltigen Erfolg.

Inhaltsverzeichnis

1. Das Wichtigste in Kürze
2. Welche Probleme soll Microsoft 365 für uns lösen?
3. Sind unsere IT-Infrastruktur und Arbeitsprozesse bereit dafür?
4. Wie gehen wir mit Datenschutz und Compliance um?
5. Haben wir ein Schulungskonzept für unsere Mitarbeitenden?
6. Wer übernimmt die Verantwortung für Betrieb und Support?
7. Fazit: Microsoft 365 ist kein Tool – es ist ein strategisches Projekt

Das Wichtigste in Kürze

• Definiere klare Ziele und Probleme, die Microsoft 365 lösen soll, bevor du mit der Einführung beginnst.
• Prüfe deine IT-Infrastruktur und Arbeitsprozesse auf Kompatibilität und notwendige Anpassungen.
• Entwickle ein umfassendes Konzept für Datenschutz, Compliance und Rollenmanagement in der Cloud.
• Plane von Anfang an Schulungen und Change Management für deine Mitarbeitenden mit ein.

Welche Probleme soll Microsoft 365 für uns lösen?

Der erste und wichtigste Schritt vor jeder Microsoft 365-Einführung ist die ehrliche Bestandsaufnahme: Welche konkreten Herausforderungen soll die neue Software-Suite lösen? Viele Unternehmen beginnen mit der technischen Planung, ohne sich über die strategischen Ziele im Klaren zu sein.

Typische Problemfelder sind die Verbesserung der Zusammenarbeit zwischen Teams und Standorten, die Digitalisierung von Dokumentenprozessen oder die Ermöglichung flexibler Arbeitsmodelle. Wenn Mitarbeitende bisher per E-Mail Dateien hin- und herschicken und verschiedene Versionen entstehen, kann Microsoft 365 mit seinen kollaborativen Tools wie SharePoint und Teams Abhilfe schaffen.

Ohne klar definierte Ziele läuft jedoch selbst die beste Software ins Leere. Diese Klarheit über die Prioritäten bestimmt später sowohl die Auswahl der Microsoft 365-Module als auch die Reihenfolge der Implementierung.

Sind unsere IT-Infrastruktur und Arbeitsprozesse bereit dafür?

Microsoft 365 ist eine cloudbasierte Lösung, die bestimmte technische Voraussetzungen mit sich bringt. Die vorhandene IT-Infrastruktur muss nicht nur kompatibel sein, sondern auch die nötige Performance für einen reibungslosen Betrieb bieten.

Grundlegende technische Anforderungen umfassen:

• stabile Internetverbindung mit ausreichender Bandbreite
• aktuelle Browser und Betriebssysteme auf allen Endgeräten
• bestehende Active Directory-Strukturen für die Benutzerverwaltung

Ebenso wichtig ist die Analyse der internen Arbeitsprozesse. Wo werden heute Dokumente erstellt, bearbeitet und freigegeben? Oft zeigt sich, dass nicht nur die Technik, sondern auch die Prozesslandschaft Anpassungen benötigt, um das volle Potenzial der neuen Tools auszuschöpfen.

Wie gehen wir mit Datenschutz und Compliance um?

Die Verlagerung von Daten in die Microsoft Cloud wirft unweigerlich Fragen zum Datenschutz auf. Unternehmen müssen sich intensiv mit der DSGVO-konformen Nutzung von Microsoft 365 auseinandersetzen und klare Richtlinien entwickeln.

Zentrale Compliance-Aspekte umfassen:

• Datenverarbeitung in der Cloud: Wo werden welche Daten gespeichert?
• Benutzerrechte und Rollenmanagement: Wer hat Zugriff auf welche Informationen?
• Löschkonzepte: Wie werden Daten nach Projektende entfernt?

Besondere Aufmerksamkeit verdient das Rollenmanagement. Microsoft 365 bietet umfangreiche Möglichkeiten zur Rechtevergabe, die jedoch sorgfältig geplant werden müssen. Zu weitreichende Berechtigungen gefährden die Datensicherheit, zu restriktive Einstellungen behindern die produktive Zusammenarbeit.

Haben wir ein Schulungskonzept für unsere Mitarbeitenden?

Der technische Rollout von Microsoft 365 ist nur die halbe Miete. Entscheidend für den langfristigen Erfolg ist die Akzeptanz bei den Mitarbeitenden. Viele Projekte scheitern daran, dass die Belegschaft die neuen Tools nicht annimmt oder nicht effektiv nutzt.

Ein durchdachtes Change Management beginnt bereits vor der technischen Einführung. Kommuniziere offen über die Gründe für die Umstellung und die Vorteile für die tägliche Arbeit. Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen, die den Sinn der Veränderung verstehen, sind motivierter bei der Umsetzung.

Verschiedene Schulungsformate können zum Einsatz kommen:

• Einführungsworkshops für die wichtigsten Funktionen
• Video-Tutorials für selbstständiges Lernen
• Peer-to-Peer-Learning zwischen erfahrenen und neuen Nutzern und Nutzerinnen

Besonders bewährt hat sich ein schrittweiser Rollout, bei dem zunächst einzelne Teams beginnen und ihre Erfahrungen an andere weitergeben.

Wer übernimmt die Verantwortung für Betrieb und Support?

Microsoft 365 erfordert kontinuierliche Betreuung und regelmäßige Updates. Unternehmen müssen frühzeitig entscheiden, ob sie diese Aufgaben intern stemmen oder an externe Partner auslagern möchten.

Ein professionelles Supportkonzept sollte verschiedene Eskalationsstufen vorsehen. Einfache Fragen können oft durch interne Key User beantwortet werden, während komplexe technische Probleme externe Expertise erfordern. Wichtig sind klare Reaktionszeiten und definierte Verantwortlichkeiten.

Fazit: Microsoft 365 ist kein Tool – es ist ein strategisches Projekt

Die Einführung von Microsoft 365 ist weit mehr als der Austausch einer Software gegen eine andere. Sie erfordert strategische Planung, technische Expertise und durchdachtes Change Management. Die fünf zentralen Fragen nach den Zielen, der technischen Bereitschaft, dem Datenschutz, der Mitarbeiterschulung und dem Support bilden das Fundament für eine erfolgreiche Implementierung.

Unternehmen, die sich vorab intensiv mit diesen Aspekten beschäftigen, können das maximale Potenzial von Microsoft 365 ausschöpfen. Bei der verise GmbH unterstützen wir Unternehmen dabei, diese strategische Herangehensweise zu entwickeln und begleiten sie vom ersten Beratungsgespräch bis zum langfristigen Betrieb der Cloud-Infrastruktur.